Alkuun

Luota muutoksen voimaan

Työelämää leimaa nykyisin alati kiihtyvä muutos. Onneksi muutos on meille ihmisille luontaista. Uuden oppimista ja vanhasta poisoppimista voi edesauttaa varaamalla siihen riittävästi aikaa.

 

Säälittävä. Sellaiseksi ihmisen työmuistia kuvaa Työterveyslaitoksen erikoistutkija Virpi Kalakoski. Arvio on armoton, mutta kokeilepa esimerkiksi lukea syvällisesti tätä juttua ja puhua samalla keskittyneesti puhelua. Yhtä vaikeaa kuin hiihtäminen pyöröovissa.

 

Sovitaan heti perään, että käytät tänään haarukan sijaan syömäpuikkoja vasemmalla kädellä. Pieni muutos ei saa vaikuttaa arkirutiineihisi ja lounaan on sujuttava yhtä sutjakkaasti kuin ennenkin. Kuulostaako älyttömältä?

 

Aivoille tällainen muutos on samankaltainen uroteko kuin uuden matkalaskujärjestelmän oppiminen.

 

Tilastokeskuksen kyselyssä noin puolet suomalaisesta työväestöstä kertoo työtehtäviensä muuttuneen kuluneen vuoden aikana. ”Paremmin, nopeammin ja järkevämmin”, kuuluu haave monessa eteenpäin suuntaavassa organisaatiossa. Ei ole kuitenkaan yhdentekevää, miten työn arkea muutetaan. Jotta muutokset onnistuvat, meidän tulee ymmärtää, miten ihminen toimii.

 

Siirrä katseesi kämmenselkiisi ja venytä sormet suoriksi. Jos olet vanhempi kuin kolmekuukautinen sikiö, iho painuu uurteille. Mutta yllätys: ryppyiseltäkin näyttävä nahka on kovin nuorta. Ihon päällimmäinen kerros, orvaskesi, uusiutuu kokonaan noin kolmen viikon välein huolimatta siitä, minkä ikäinen olet. Ajan myötä kurtut syvenevät, sillä jokainen painos on hiukan edellistä epätarkempi – kuin kopiokoneesta tullut paperi.

 

Luonnossa muutos on elämän merkki, pysähtyneisyys epäluonnollista. Nykyihmistä muutos silti usein kauhistuttaa. Yritämme pysäyttää esimerkiksi vanhenemista ja tarrautua menneeseen.

 

Aivan kokonaan uusiksi emme mene viikoissa tai kuukausissakaan. Esimerkiksi maailmaa katselemme elämämme alusta loppuun samoilla silmillä. Ainoastaan sarveiskalvon päällimmäinen osa uusiutuu melkein joka päivä.

 

Toinen tärkeä muuttumaton työkalumme ovat aivot ja niissä sinkoilevat 100 miljardia hermosolua. Aivoistakin löytyy kuitenkin poikkeus: 1990-luvun lopulla tutkijat havaitsivat, että aivojen hippocampus, joka vastaa oppimisesta ja muistista, kykenee uusiutumaan.

 

Luonnossa muutos on elämän merkki.

 

Mieti hetki. Mikä työssäsi on parasta? Pikagallup ympäristössä ei yllätä: työkaverit. Se, että tapaa uusia ihmisiä. Tekemisen vapaus. Se, että jokainen päivä on erilainen.

 

Tuskin kukaan haluaisi työpäivän olevan tismalleen samanlainen kuin eilen. Silti työssä tapahtuvat muutokset koetaan usein negatiivisina.

 

Työpaikkojen dramaattisimpia muutoksia, irtisanomisia ja fuusioita tutkivan Krista Pahkinin mukaan jopa positiiviset muutokset, kuten toiminnan laajentuminen, näyttävät tutkimusten mukaan aiheuttavan työntekijöissä stressiä. Se taas johtunee siitä, että luonnossa muutokset ovat suhteellisen ennakoitavissa, mutta työelämässä muutokset tulevat usein yllättäen ja ylhäältä päin.

 

Stressiä syntyy epävarmuudesta: miten oma työnkuva muuttuu, riittävätkö kyvyt ja kenen kanssa työt jatkuvat?

 

Työelämän muutokset näkyvät meissä. Kun työpäivät vietetään istuen tietokoneen äärellä, selkä on kovilla.

 

Stressiä tulee myös yksinkertaisesti siksi, että muutokset aiheuttavat lähes poikkeuksetta ylimääräistä työtä. Uudet käytännöt räjäyttävät ihmisten vanhat rutiinit. Vanhasta pitää oppia pois, eikä se tapahdu sormia napsauttamalla.

 

Muutoksessa ihmisen kuormitus lisääntyy, kun työmuistin kapasiteettia ei pääse ylittämään vanhojen rutiinien avulla. Poisoppimista ja uuden omaksumista voi helpottaa vain varaamalla siihen tarpeeksi aikaa.


Myös negatiivinen asenne lisää muutoksen tuomaa kuormaa.

 

Multitasking näyttäisi lisäksi kutistavan otsalohkoa, joka säätelee tunteita.

 

”Muutosvastaisella pää täyttyy harmituksesta, ja tuo harmi vie tilaa uuden oppimiselta”, Kalakoski toteaa.

 

Muutokseen positiivisesti suhtautuvalla perusturvallisuus on kunnossa. Kun ihminen luottaa, että hän selviää muutoksista huolimatta, uutta tietoa on helpompi ottaa vastaan ja muuttaa omaa asennoitumista muutoksen edellyttämällä tavalla.

 

Työpaikkojen perusarki on itsessään yhtä muutosta. Ihminen on usein organisaation joustavin osa. ”Työpaikalla muutokset tulevat keskeytysten kautta”, kertoo Työterveyslaitoksen tutkija Tiina Kalliomäki-Levanto.

 

Harva kertoo silmät tuikkien työssään olevan parasta sarjatulella saapuva sähköposti, yllättävät tapaamiset tai irtisanomisuutiset. Kun informaation määrä on räjähtänyt, joudumme yhden työpäivän aikana imemään jatkuvasti enemmän tietoa. Nopea reagointi vaatii useiden asioiden päällekkäistä hoitoa.


”Se ei kuitenkaan mene niin, että askaretta vaihtamalla saisimme uudet sata prosenttia suorituskykyä seuraavaan”, Kalliomäki-Levanto muistuttaa.


Keskeytykset sitovat työaikaa ja moni ostaa itselleen keskittymisrauhaa työaikaa venyttämällä. Venyttäminen on lyhyellä aikavälillä houkuttelevaa, mutta pitkään jatkuvana terveyshaitta. Pitkistä työpäivistä kehittyy helposti unihäiriöitä. Sussexin yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan multitasking näyttäisi lisäksi kutistavan otsalohkoa, joka säätelee tunteita. Ankara tehostaminen on siis aidosti terveydelle haitallista.


Muutosta läpikäyvässä organisaatiossa työntekijöitä pitäisikin suojella tarpeettomilta häiriötekijöiltä, sopia pelisäännöistä keskeytysten välttämiseen ja poistaa hälyä. Kalakosken mukaan olisi parasta, jos jokaisesta työpäivästä voisi käyttää vähintään 10 minuuttia uuden oppimiseen.

 

Oppimisen nimeen vannoo ainakin teollisuusneuvos ja muutosjohtaja Lauri Ratia, 68. Lähes sadassa yritysostossa mukana olleen hallitusammattilaisen viimeisin saavutus oli telakkateollisuuden pitäminen Suomessa.


”Kun menin työelämään, oli hyvin tavanomaista, että mentiin firma A:n palvelukseen ja 40 vuotta myöhemmin sieltä jäätiin eläkkeelle.


45-vuotisen työuransa aikana Ratia on nähnyt työelämän todella kiihtyneen.


”Muutoksista on tullut arvaamattomampia kuin ennen. Yrityksen tuote saattaa olla tänään täysin kilpailukykyinen, mutta huomenna tulee puskista kilpailijan tuote, joka muuttaa kaiken.”


Johtajille markkinoiden äkkiväärät liikkeet tarkoittavat yhä lyhyempää reaktioaikaa. Muutos on vietävä väkisin eteenpäin. Ratia käyttää esimerkiksi STX-telakkaoperaation läpiviemisestä sanaa runttaaminen. Silti hän ei koe kovettuneensa.


”Muutosprosessit ovat aina inhimillistä toimintaa. Kun on pakko toimia, pitää löytää enemmistölle hyviä ratkaisuja. Silti aina jää niitä, joille muutoksesta tulee vaikeaa.”

 

Oppiminen on myös abiturientti Noora Kaartisen, 18, päätyö. Helsinkiläisnuori on vuoden ajan tehnyt koulun ohella tuntityöläisenä kiireapulaisen töitä. Hänen pitäisi laukata kiihtyvässä työelämässä vielä reippaasti yli 45 vuotta. Alkutalven arkea sotkee lisäksi perheen muutto.


”Muutos on kivaa, jos se vie eteenpäin. Kun esimerkiksi koulussa vaihtuu jakso ja tulee kokonaan uudet aineet ja lukujärjestys, syntyy fiilis, että on suorittanut jotain ja niistä vanhoista kursseista ei tarvitse enää murehtia.”


Työ on Kaartisen mukaan paljon koulua oma-aloitteisempaa. Pitää itse miettiä, miten hommansa hoitaa, kun taas koulussa annetaan yksityiskohtaiset ohjeet kaikkiin tehtäviin. Työelämän ensimmäisen vuoden jälkeen toimintasuunnitelma on selkeytymässä:


”Haluaisin kokeilla erilaisia työpaikkoja ja löytää sen avulla paikan, missä haluaisin olla pysyvämmin.”


Helsinkiläisellä abiturientilla on kyllä aikaa kokeilla. Myös teollisuusneuvos Ratia löysi oman polkunsa lopulta kokeilemalla.

 

Muutos tuntuu helpommalta, jos johtaminen on kunnossa ja työpaikalla on hyvä henki.


”Tärkeintä minulle on ollut se, että olen päässyt oppimaan yrityksistä ja maailmasta kiihkeästi koko ajan uutta.”
Ratia kertoo löytäneensä unelmiensa työn vasta kahdeksan vuotta sitten.


”Saattaa kuulostaa naurettavalta, mutta kun jäin eläkkeelle ja sain mahdollisuuden toimia erilaisissa hallituksissa ja muutostilanteissa, sain uudella tavalla haastavan, mahtavan uran.”

 

Muutoskyvyssä ei työntekijän iällä lopulta ole hirveästi väliä. Yleensä muutokseen suhtautuu positiivisesti työntekijä, joka kokee työn imua ja tuntee olonsa päteväksi.


”Muutoksen läpikäymiseen ei ole valmista kaavaa: tee näin ja kolme pointtia. Yksinkertaistaen voi sanoa, että hyvässä työpaikassa, jossa on laadukasta johtamista ja hyvä henki, muutos on helpompi viedä läpi”, Krista Pahkin sanoo.


Mielekästä muutosta auttaa etenkin selkeä tiedotus. Jos tilanne on se, että ilman muutosta organisaatio ei voi jatkaa, tulee työntekijöille tarjota aina tulevaisuudenvisio, johon muutoksella pyritään.


”Myös sellainen sanonta on, että sano sama asia seitsemän kertaa seitsemällä eri tavalla”, Pahkin vinkkaa.


Joskus muutos ei ole työyhteisön yhdenkään jäsenen toive. Esimerkiksi järjestötyössä sivu suun mennyt määräraha saattaa jäädyttää kokonaisia projekteja.


Vaikka muutos olisi epämieluisa tai muutoksessa kävisi yksittäiselle työntekijälle huonosti, ryhdikkäästi läpi viety muutos jättää lievemmät arvet. Pitkällä tähtäimellä muutos, ikäväkin, voi koitua onnenpotkuksi.


Pahkin muistuttaa myös työntekijöitä vastuusta. Jokaisen, ei yksin pomon tehtävä on pitää henkeä yllä.


”Jokainen voi miettiä olenko se tyyppi, joka kiertää ovelta ovelle jakamassa huhuja ja kieltäytyy YT-uhan aikana auttamasta työkavereita. Vai olenko sittenkin se, joka tsemppaa muita?”

 

Kesken kaiken muutospuheen mieleen hiipii villi ajatus. Entä jos aina ei tehtäisikään muutosta? Ihmiset ovat hitaita oppimaan. Monissa organisaatioissa muutostahti on kiihtynyt sellaiseksi, että kun yhdestä muutoksesta selvitään, valmistaudutaan heti seuraavaan.


Tehokkuus taas syntyy, kun joku asia on hallussa ja siitä tulee rutiini. Tehokkuuden jakso jää välistä, jos muutosta seuraa heti toinen.


”Yleensä muutosta perustellaan sillä, että sen uskotaan parantavan tehokkuutta. Mutta tehoa muutoksen jälkeen seurataan vain harvoin. Euromääräinen laskelma olisi kiinnostava”, IT-järjestelmien hankkimista tutkinut Virpi Kalakoski sanoo.

 

Muutoksen läpikäymiseen ei ole valmista kaavaa.

 

Hän kertoo entisen työpaikkansa kululaskujärjestelmästä. Vanhan järjestelmän kanssa laskun tekemiseen kului viisi minuuttia.


”Uuden järjestelmän kanssa ensimmäiseen laskuun kului 45 minuuttia. Ja vaikka kuinka ahkerasti käytin, en päässyt ikinä alle 10 minuutin.” Ja Kalakoski vielä pitää uuden oppimisesta ja teknologiasta!


Jos organisaatio ei kommentoi, miksi työajan käyttäminen hitaampaan systeemiin on järkevää, herättää se väistämättä vastarintaa. Muutosvastarinnalle kannattaa pitää korvat auki. Joskus uusin käyttöjärjestelmä ei ole vaivan arvoinen.


”Fakta on se, että ihmisten työaikaa menee hirveitä määriä sellaiseen, joka ei ole ydintehtävää.”


Voimakaskaan muutosvastarinta ei kuitenkaan ole välttämättä merkki siitä, että muutos olisi turha. Se kertoo, että henkilökunta työstää muutosta mielessään, mikä on välttämätön vaihe muutoksen onnistumiselle. Ainakin muutos on käynnissä.

 

Näin autat muutosta

 

Esimies

 

  1. Ole läsnä ja tavoitettavissa työpaikalla.
  2. Keskustele. Kerro, mitä muutos tarkoittaa ja mitä sillä haetaan. Myönnä avoimesti, jos et tiedä. Seiso muutoksen takana.
  3. Hyödynnä tukea myös itse.

 

Työntekijä

 

  1. Hanki aktiivisesti tietoa, osallistu tiedotustilaisuuksiin ja keskusteluun.
  2. Mieti omia vahvuuksiasi. Muutos on tilaisuus romuttaa vanhoja rooleja ja hankkia uusia taitoja.
  3. Pidä katse tulevaisuudessa. Kävi miten kävi, tutkimustenkin mukaan muutos tai uusi työ voi olla entistä mielekkäämpää.

 

Organisaatio

 

  1. Mieti tavoite kirkkaaksi ja välitä se työntekijöille.
  2. Varaa tiedottamiseen aikaa ja mieti viestintään sopiva kanava. Kohdista viestit.
  3. Arvioi toteutettua muutosta: mitkä asiat toimivat, mitä olisi voinut tehdä paremmin ja mitä opimme.

 

Lähde: www.ttl.fi/organisaatiomuutos

Kuvat Jussi Särkilahti